連携させれば更に高機能！仕事に使えるGoogleサービス5選！

検索エンジンにはBingやYahoo!など様々なものが存在しますが、世界的にもっとも使われている検索エンジンはなんといってもGoogleです。そのため、「GoogleといえばGoogle検索」というイメージを持っている方もいるでしょう。

しかし、Google検索サービスは、Googleが提供するサービスのほんの一面でしかありません。Googleサービスの中には、検索以外にもビジネスの場面で活躍してくれるたくさんのツールが存在するのです。

どこでもだれとでも使える無料Officeソフト

Officeソフトの代表格といえば、Microsoft Office。しかし、Microsoft Officeは非常に高額で、料金が重荷になりがち。旧バージョンのOfficeを延々と使い続けていたり、コストの安いMicrosoft Office互換ソフトを使っているという人もいるでしょう。

ところがGoogleのサービスを使えば、Word系の文章作成ソフト「Google ドキュメント」、Excel系の表計算ソフト「Google スプレッドシート」、Power Point系のスライド作成ソフト「Google スライド」が無料で利用できるのです。

使い方は簡単、それぞれのサービスにWebブラウザからアクセスするだけです(※ただし使用するにはGoogleアカウントの登録が必要です)。

ソフトをパソコンにインストールする必要がないので、自宅のパソコンだけでなく、職場や出先のパソコンでも同様に使えます。編集データはインターネット上におかれ、データが変更されるたびに自動で保存してくれます。データが個人のパソコンに依存していないため、作業中にパソコンが壊れてしまったというような不測の事態でも編集内容を失ってしまうことがありません。

もちろんWeb上で作成したデータをダウンロードして個人のパソコンに保存することもできます。Microsoft Officeとの互換性もあり、ExcelデータをGoogle スプレッドシートで開いたり、Google スライドで作成したデータをPower Point形式で保存したりすることも可能です。
手元のPCにOfficeソフトがインストールされていない場合にMicrosoft Office形式の文章を閲覧したいときのビューアとしても役立つことでしょう。Microsoft Officeとの互換性は完璧ではありませんが、細部にこだわらない資料の作成、閲覧であれば十分役に立ちます。

オンライン上のOfficeという点を生かしたメリットはもう1つあります。それは複数人での共有作業に非常に向いているということです。「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」「Google スライド」はすべて「共有」というボタン1つでデータを簡単に複数のメンバーと共有し編集することができるのです。

この機能は1つのシートを同じ部署で共有して編集したい場合、リモートワークで遠隔地の人間が1つのプロジェクトに取り組む場合に最適です。Microsoft Officeにも共同編集の機能はありますが、サブスクリプション形式のOffice365購入者を対象にしているため若干敷居が高いです。チームでのドキュメント作成ならGoogleサービスを利用するのが手っ取り早く、コストもかかりません。

仕事の予定を管理するGoogleカレンダー

Googleには予定を書き込めるGoogleカレンダーという便利な機能があります。名前の通りカレンダーとして予定を書き込み管理できるのですが、ただのスケジュール帳とは一味違う便利機能が満載です。

まず、Googleカレンダーには予定を通知してくれる機能が付いています。「メール」あるいはスマホ画面などの「通知」で予定を教えてくれる機能です。予定の通知時間は「予定の〇分前」「予定の〇日前」など自分で自由に設定できます。また複数の通知設定が可能である点も魅力の一つです。どうしても忘れてはいけない大切な会議や、取引先との会食予定などは通知をいくつか設定しておきましょう（例えば1日前にメール通知、3時間前にスマホ画面で通知、1時間前にもう一度スマホ画面で通知など）。

GoogleカレンダーはToDoリストとして利用することもできます。予定の時間を細かく設定できるため、1日にやらなければいけない行動を書き出し、「〇時までに××の仕事をする」といった行動管理が簡単にできてしまいます。スケジュール帳や壁掛けカレンダーで1日のToDoを管理しようとすると、文字が多すぎてつぶれた見た目になってしまいがちですが、Googleカレンダーならばその心配はありません。

さらにGoogleカレンダーを別の人と共有することも可能です。仕事のスケジュールをチームの人間と共有したいときにはとても便利です。また出先での仕事が多く、なかなか居場所が把握できない人にもGoogleカレンダーの共有をお願いしてみても良いかもしれませんね。

社内連絡を効率化するGoogleフォーム

Googleには簡単なアンケートフォームを作ることができるGoogleフォームというサービスが存在します。作ったフォームはメールで送信したり、SNSで共有したりと簡単に配信することができます。またアンケートの結果はGoogleスプレッドシートに自動記載されるので、あとでグラフ化する等詳しく分析することが可能です。

Googleスプレッドシートはオンラインで複数の人間に簡単に回答してもらえるツールです。そのため、社内連絡をよりスマートに行うことができます。今まで送別会の出欠を回覧板形式で集計したり、イベントの開催場所について一人一人アンケートの紙を作成していた幹事の手間を大幅に省いてくれます。

他にも顧客満足度の調査や、社内広報のアンケート、役員選出のための投票用紙などアイデア次第で様々な使い方ができるでしょう。

さらにGoogleフォームはちょっとしたミニテストの作成にも最適です。テスト形式でフォームを作成すれば、それぞれの質問に自動採点機能で点数を割り当てることができます。職場で知っておかなければならないルールの確認、研修内容の自己チェックシートなど社員教育の一環にも利用してみてはいかがでしょうか。

出張先の強い味方　Google Map+Google Earth

初めての土地で行動するのはなかなか難しいものです。出張が多い人にとって、仕事場の場所を正確に把握するのはもちろん、ちょっとした日用品の買出しにも戸惑うことが多いのではないでしょうか。

そんな時便利なのがGoogle Mapです。現在位置を感知して周辺のお店や施設を表示してくれるので、全く知らない土地でもどこに行けばよいのか把握することができます。ナビ機能も充実しており、行きたい場所の住所や施設名を入力することで現在位置からどのような交通手段をつかえば目的地までたどり着けるか案内してくれます。
到着までにかかる時間も同時に表示されるので、初めての土地でも約束の時間に遅刻することを防いでくれるでしょう（ただし、表示時間はあくまで予想値なので時間に余裕をもって行動することが大切です）。

また、平面的な地図だけではいまいち場所が把握できないという人にはGoogle Earthの併用がお勧めです。Google Earthは世界中の場所に対し立体的にアクセスできる便利なツールです。航空写真のように景色を上空から眺めることもできますし、ストリートビュー機能を使えば建物の外観などが歩行者目線で映し出されます。日本にいながらアメリカの街並みを検索することも可能です。写真のように実際の風景が見えるので、地図を読むのが苦手という人でも安心して使えます。

複数のメールを同時管理　Gmail

Gmailは複数のメールアカウントを一括で管理し、受信・送信ができる便利なツールです。

まずGoogleアカウントを作成することで無料の@gmail.comのメールアドレスを取得することができます。複数のGoogleアカウントを保有している場合は、すべてのアカウントをGmailに紐付けてワンタップで受信ボックスやアドレスを切り替えてみましょう。さらに設定を行うことでGmail以外のメールアドレスでもGmailのアプリで受信することも可能です。仕事用とプライベートのメールアドレスを持っている人でも、別々のアプリをチェックする必要がありません。

GmailはGoogleカレンダーとの連携も魅力です。Gmailでレストランの予約など予定に関するメールを受信すると自動的にGoogleカレンダーに追加してくれます。

もっと広くGoogleサービスを仕事に使いたいなら

紹介したGoogleのサービスは無料のアカウントを作成することで使うことができます。しかしより広くビジネスに用いたいと考えるなら、有料版のG Suite利用を検討してみてください。

G Suiteではビジネス面に特化した様々なサービスを提供しています。例えば無料版のGmailでは＠gmail.comというアドレス末尾を変えることはできません。しかしG suiteを利用すれば、@会社名.comのようにアドレスを自由に設定することができます。他にもオンライン会議ツールとして使えるハングアウト Meetが使えたりと便利な機能が満載です。