「君の資料、ちょっと見にくいんだよね……」と言われた経験はありませんか？
学校でも職場でも、資料を作る機会は多くあります。レポート用紙やワードで文字を書くだけなら、文章の書き方にさえ気を付ければよいですが、読み手の興味を引くためにデザインも意識するとなると難しいです。ソフトウェアに入っているテンプレートを使ってもなんだかうまくいかない……という人がいるのではないでしょうか。
そうなってしまうのは、資料作りで絶対におさえるべき4ポイントを知らないためです。こちらの記事では、誰でもすぐに実践でき、簡単に資料をブラッシュアップできる方法をご紹介いたします。
この、文章でいっぱいの読む気が起きない資料をどのように変えていくのか。それではご覧ください。
ポイント1：近接させる
資料は文章や画像など、さまざまな要素で構成されています。これらの要素の中で関連しているものをグループ化するのが「近接させる」というテクニックです。
人は「まとまっているもの＝関係がある」と、無意識のうちに認識します。関連のない要素まで固まっていると、脳が疲れたり混乱したりするのです。文章の場合は段落ごとに塊を作ると見やすくなります。この際に「意図的に空白を作る」ことが大切です。大きな空白は要素間の関係性を弱め、小さな空白や空白がない状態は関係性を強めます。
では先ほどの資料で近接を実践してみましょう。
タイトルと導入文の間や、見出しごとに空白を入れました。これだけでも随分見やすくなったことが分かります。
ポイント2：整列させる
要素が右揃えだったり中央揃えだったり、ばらばらな配置は資料全体を見辛くします。「整列させる」では要素の開始位置や軸をそろえ、資料全体の見やすさを改善します。
人間の脳は整列されたものを好みます。整列が生み出す明確性や安定感が、読み手のストレスを軽減するのです。整列はワードなど自動で文字を揃えてくれるソフトを使用するなら、あまり気にしなくてもいいでしょう。しかしパワーポイントなど、要素を自由に配置できるもので資料を作る場合は、意識して並べないと読みにくくなります。
それでは先ほど近接させた資料に整列を加えてみます。
タイトルはそのままにしますが、見出しは文章と同じように左揃えにしました。また本文は見出しに付随することを表現するため、1文字分インデントを下げて揃えています。まとめにある箇条書きも、後半の説明部分の開始位置を揃えました。見出しや本文の開始位置が揃い、全体的にすっきりしましたね。
ポイント3：反復させる
「反復させる」では同じ要素を繰り返し登場させることで、資料全体の一体感を作り出します。
具体的には見出しのみに太字を使う、全ての見出しで同じ色を使うなど、見出しのデザインを統一する方法があります。また目印となるアイコンを繰り返し使う、ヘッダーとフッターに飾り線を入れるなど、ちょっとした遊び心を加えるテクニックも重要です。視覚的な面白さの入った文章は、読んでもらいやすくなります。
反復を入れると資料はこのように変わります。
見出しが分かりやすくなっただけでなく、アイコンや飾り線で少し楽しげになりました。
ポイント4：コントラストをつける
コントラストが強い要素は人の目を引き付けるので、これを利用すると読み手に分かりやすい道標を作れます。重要度が高いものを強調し、読み手の目線がその要素に沿うようにコントロールするのです。また反復のようにデザイン的な要素を入れることで資料に面白みを加え、読み手を引き付けられます。
ポイント1と2はソフトウェアが自動で修正してくれたり、なんとなくできたりするテクニックです。しかしポイント3と4は意識的に取り入れなければなりません。特にコントラストは、正しいやり方をすれば資料の魅力を一気に上げられます。
コントラストのポイントは大胆にやることです。弱いコントラストは中途半端に目立つので、脳を混乱させます。しっかり太くする、大きくする、背景色を変える、フォントを全く違うものにする、など誰の目から見ても明らかに「違うもの」にするのが大切です。
では最後に、いままで改良してきた文章にコントラストをつけてみます。
いかがでしょうか？こちらが資料作成の4ポイントを押さえた完成版です。タイトルは背景を青にして、他の要素との差をつけました。また見出しの文字を太く大きくし、本文の文字は小さくしてコントラストを付けました。さらに見出しの下のラインは資料のヘッダーとフッターのラインと似ていたので、点線にしてみました。初期段階の文字が詰まっていた文章と比べ、どちらの資料のほうが読む気になるでしょうか？
まとめ
見辛く分かりにくい資料は、中身がどんなに魅力的でも見てもらえません。せっかく素晴らしいことを書いても、見た目によって門前払いでは非常にもったいないです。資料作りの際は、以下のポイントを順に試してみてください。
- ポイント1：近接させる…関連している要素を視覚的に見せ、分かりやすくする
- ポイント2：整列させる…全体を明確化＆安定化させて見やすくする
- ポイント3：反復させる…一体感を出し、資料に面白みをプラス
- ポイント4：コントラストをつける…読み手の道標を作り、資料にさらなる面白みをプラス
参考：Robin Williams (1998)『ノンデザイナーズ・デザインブック』吉川典秀訳, マイナビ出版
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